收集单据的时间原则上是从本月一号到最后一天。只是由于本月的账通常要在下月才能完成，所以，单据收集的截止时间可以延长到结账之前（发票日期最迟是该结账月份的）。对于报销，理论上是按权责发生制，实务中可以延迟二个月，一般超过半年的费用报销（还是指未跨年的），是有风险的。收集单据也是会计日常很重要的工作。
1、分类所指的分类（分单），不是指按凭证的类型如采购发票、销售发票、费用发票之类的划分，而是指以下二种意思：
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1）、分单：首先是挑出各自只能计入内帐或外帐的单据；其次是对内外帐都必须登记的单据，要复印，原件给外帐会计；最后是按一定的程序传递给相关人员记账。
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2）、归类集中就是内帐会计与外帐会计，都各自对到手的单据，按单笔的一笔笔业务进行集中，换句话说就是对同一笔业务的单据，也许到手的时间有先后，但做账前，都要把它们集中在一起，即某笔业务的所有到手单据都放一起，用回形针别住，形成这笔业务的原始凭证。
2、整理就是分类分单之后，每一笔业务的单据都归集到了一起，做账之前，再有到手的单据，也依旧放一起。按老会计的做法，一般归集后，都会用便签纸做一次分录，和单据放一起。这是草稿，制作记账凭证是第二稿，审核过账是第三稿，通过这样三次，基本上就能保证分录的正确率了。分录是核算的灵魂，分录错，一切都是扯淡。
